Los grupos de usuarios permiten un control de acceso preciso

Por defecto, todos los usuarios en una cuenta tienen acceso a todos los horarios en esa cuenta. Si tiene requisitos más complejos, como tener solo ciertos usuarios a los que se les permite ver diferentes horarios, eso se puede lograr asignando a tus usuarios a grupos para el acceso. Se puede asignar un horario a uno o más grupos, y el resultado será que solo los usuarios de esos grupos podrán acceder a ese horario. Además, los grupos de usuarios permiten un flujo de trabajo donde los usuarios tienen que esperar una aprobación antes de poder acceder a un horario.

Limitar el acceso a un horario asignando a usuarios a un grupo de usuarios

Crear grupos

La mayoría de las opciones de configuración relacionadas con los grupos de usuarios estarán ocultas hasta que se cree al menos un grupo. Puedes encontrar el enlace a Grupos de usuarios en la parte superior de la pantalla Gestión de Usuarios. Puedes crear un nuevo grupo introduciendo una descripción y haciendo clic en Añadir.

Asignar a usuarios a grupos

Después de haber creado al menos un grupo, los cuadros de diálogo en la pantalla de Gestión de Usuarios mostrarán una opción adicional para asignar a un usuario a un grupo. Si necesitas asignar a muchos usuarios a grupos, puedes considerar exportar todos los usuarios a un fichero CSV, editar la columna Grupo en una hoja de cálculo y luego importar el archivo nuevamente.

Ten en cuenta que si cambias el rol o el grupo de un superusuario, esto cerrará automáticamente la sesión de ese superusuario. El usuario deberá iniciar sesión nuevamente para obtener el estado actualizado.

Asignar horarios a grupos

En la pestaña Configurar > Acceso del horario, puedes encontrar una opción para limitar el acceso a ese horario a uno o más grupos. Dependiendo de la otra configuración en esa página, los usuarios fuera del grupo tendrán prohibido realizar cambios o se bloquearán por completo. Si el acceso está completamente bloqueado, los usuarios de grupos no autorizados verán un mensaje que explica que están bloqueados cuando intentan acceder al horario. Ese mensaje puede editarse en la pestaña Configurar > Disposición, por ejemplo para incluir un enlace a una lista de todos los horarios.

Puede ser útil permitir a los usuarios que no han iniciado sesión ver el horario, pero no realizar ningún cambio. Esto también se puede configurar en la pestaña Acceso como se explica en la sección Qué pueden hacer los usuarios en mi horario. Si un usuario de otro grupo ahora intenta ver el horario, en este caso podrá hacerlo, sin embargo, no podrá hacer ningún cambio ni crear una cita.

Borrar grupos

Ten cuidado al borrar grupos. Los usuarios que se encuentran en ellos no se borrarán, pero se devolverán al mismo estado que los usuarios sin un grupo. Los horarios que aún pertenecen al grupo borrado permanecerán inaccesibles hasta que cambies su grupo a uno existente o desactives las limitaciones del grupo.

Usar grupos de usuarios para filtrar la lista de horarios

Si has configurado un dominio personalizado, ir a una URL con solo el nombre de dominio mostrará una lista de horarios y todos los formularios. Otra forma de mostrar una lista de todos los horarios en una cuenta es con la URL: www.supersaas.es/schedule/nombre_de_cuenta.

En la página Control de Acceso, puedes encontrar una configuración que te permite cambiar entre mostrar una lista o simplemente redirigir al primer horario que aparece en tu Panel de Control. Por cierto, puedes reorganizar el orden de los horarios, haciendo clic y arrastrándolos a su lugar en el Panel de Control.

Esa sección también tiene la opción Requerir que el usuario inicie sesión primero. Si habilitas esta opción, entonces, obviamente, el usuario debe iniciar sesión primero o crear una cuenta si aún no tiene una. Puedes embellecer esta pantalla de inicio de sesión en la página Disposición General con un mensaje de bienvenida.

Es importante destacar que, después de que el usuario inicia sesión, la lista de horarios se filtra para mostrar solo aquellos a los que tiene acceso. Y si un usuario tiene acceso a un solo horario, será reenviado a ese horario automáticamente. Esto te permite comunicar un solo enlace a tus usuarios, por ejemplo en tu sitio web, y permitirá que los usuarios agrupados de manera diferente terminen en el horario que tú deseas.

Requerir aprobación antes de poder acceder a un horario

Si se le pide a un usuario que inicie sesión y no hay horarios a los que tenga acceso, se le mostrará la pantalla “Bloqueado” del primer horario en tu cuenta. Dado que los nuevos usuarios no se colocan de manera predeterminada en ningún grupo, puedes usar esto para mostrarle al usuario un mensaje que dice que tendrá que esperar la aprobación del administrador. En la página Control de Acceso puedes encontrar la configuración Enviar un correo de notificación al administrador para recibir un aviso por correo electrónico cada vez que alguien nuevo se registre. Cuando recibas el correo, puedes asignar al usuario en cuestión a uno o más grupos para darle acceso a los horarios deseados. El sistema no manda correos de confirmación a los usuarios de los cambios de usuarios hechos por el administrador en Gestión de Usuarios, así que se recomienda mandar un correo al usuario manualmente de la aprobación para acceder a los horarios en cuestión.

Limitar a los superusuarios asignándolos a un grupo de usuarios

Limitar a los superusuarios a horarios específicos

Por defecto, los superusuarios tienen el estado de superusuario para todos los horarios de una cuenta, independientemente de los grupos a los que se hayan asignado. Cuando se asigna un horario a un grupo, se muestra una opción adicional que te permite también requerir que los superusuarios sean parte de ese grupo. Los superusuarios fuera del grupo del horario serán tratados como usuarios regulares para ese horario.

Esto puede ser útil, por ejemplo, si deseas administrar múltiples terapeutas, cada uno con sus propios clientes, desde una sola cuenta de SuperSaaS. Si necesitas múltiples superusuarios para un horario, pero no deseas que tengan acceso a toda la cuenta, esta sería la forma de configurarlo. Si solo necesitas que una sola persona sea un superusuario para un horario, un escenario común, entonces no hay necesidad de crear un grupo separado. En ese caso, simplemente introduce su nombre en la pestaña Configurar > Acceso en el cuadro provisto y será promovido solo para ese horario.

Cambiar el acceso de los superusuarios a la Gestión de Usuarios

Por defecto, los superusuarios solo pueden ver y editar los usuarios de su propio grupo y los usuarios que aún no se han incluido en un grupo. También se les prohíbe cambiar el grupo o promocionar a un usuario a superusuario. Además, esta limitación por grupo limita también la Gestión de Usuarios en el Panel de Control y el Importar y Exportar a usuarios.

En la página Control de Acceso en la parte inferior, puedes encontrar la configuración Permitir a los superusuarios añadir otros usuarios, cambiar sus privilegios, y actuar en su nombre. Si seleccionas esta opción, los superusuarios podrán actualizar y cambiar a todos los usuarios independientemente de los grupos a los que se hayan asignado.

Limitar el acceso de los superusuarios a los formularios

Por defecto, los superusuarios de todos los grupos pueden ver todos los formularios y editarlos. Los superusuarios pueden excluirse de la visualización de formularios no destinados a ellos en la pestaña Configurar > Resumen de un formulario. Esto degrada al superusuario a un usuario normal en el contexto de ese formulario. Por lo tanto, si el formulario permite el acceso a usuarios regulares, el superusuario aún podría completar nuevos formularios.