Configurar el proceso de reserva

¿Debería estar permitido que los usuarios hagan reservas repetidas o no? ¿Las reservas requieren pago o aprobación? ¿Deberían confirmarse las nuevas reservas? ¿Quién debería hacerlo? Y ¿qué pasa con los recordatorios y correos electrónicos de seguimiento? El sistema SuperSaaS ofrece un control exhaustivo sobre cada uno de estos elementos del proceso de reserva.

Reservas repetidas

Por defecto, los usuarios pueden crear solo una reserva cada vez. Sin embargo, ambos horarios de recursos y de capacidad se pueden configurar para permitir reservas repetidas, de modo que los usuarios no tengan que crear cada reserva separadamente.

Horario de Recursos

Para permitir a los usuarios de un horario de recursos hacer reservas repetidas, sigue estos pasos:

Ve a Configurar > Proceso
Selecciona Añadir una opción “Repetir” al diálogo para nuevas reservas
Haz clic en Guardar cambios.

Cuando se reserva, los usuarios ahora tendrán la opción de repetir su reserva diariamente, semanalmente, cada dos semanas o cada mes por fecha o por día, todo hasta una fecha (obligatoria) de finalización.

Horario de Capacidad

Cuando se crea una nueva ranura de tiempo en un horario de capacidad, el administrador (o superusuario) puede hacer que se repita diariamente, semanalmente, quincenalmente, mensualmente por fecha o mensualmente por día, todo hasta una fecha final. Esto facilita, por ejemplo, crear un horario para un curso con clases semanales. Solo cuando una ranura se repite y el horario se configura conforme a esta, los usuarios pueden hacer reservas repetidas.

Para permitir a los usuarios de un horario de capacidad hacer reservas repetidas, sigue estos pasos:

Ve a Configurar > Proceso
Dependiendo de si los usuarios deberían poder elegir su propia cantidad de repeticiones o tengan que apuntarse para todas las instancias de una ranura repetida, por ejemplo, todas las clase de un curso, selecciona la opción adecuada en ¿Puede un usuario crear reservas repetidas?
- Sí, si la ranura de tiempo repite, el usuario puede apuntarse para más de una repetición
- Sí, si la ranura de tiempo repite, el usuario se tiene que apuntar para todas las repeticiones
Haz clic en Guardar cambios.

Por favor, fíjate en que el sistema no permite que repitas ranuras y reservas más de 52 veces. Esto es para prevenir que los usuarios creen series interminables de reservas, lo que podría causar que excedas el límite de citas de tu paquete. Para repetir reservas más de 52 veces, los usuarios pueden simplemente editar su última reserva en la serie y empezar a repetirla una y otra vez, si lo necesitan.

Ten en cuenta que en caso de que las reservas requieren pago adelantado, el sistema multiplicará el precio de cada ranura o reserva individual por la cantidad de repeticiones. Al usuario se le cargarán todas las repeticiones de una vez (después de aplicar cualquier crédito restante que el usuario pueda tener).

Pago y aprobación

Dependiendo de cómo preveas utilizar tu horario de reservas, puede interesarte aprobar las reservas antes de que se confirmen a los usuarios. O quizás requieres el pago por adelantado. A través de Configurar > Proceso, en ¿Pedir pago o aprobación?, puedes configurar tu horario de acuerdo con eso.

La opción Pago y aprobación no necesario está seleccionada por defecto. Si quieres aprobar las reservas manualmente, selecciona la opción Pedir aprobación del administrador antes de confirmar. Ahora las citas se reservan solo de forma provisional y el administrador (o un superusuario) tendrá que confirmarlas para que sean definitivas y se envíen las confirmaciones. En el horario, las reservas pendientes se muestran con una sombra luminosa y están marcadas con una P en las vistas de lista, así como en la agenda del usuario. Una vez que se selecciona esta opción, aparecerá una nueva opción llamada Mandar un correo al administrador para cada petición de aprobación. Habilita esta opción si quieres que se te informe por correo electrónico de todas las nuevas reservas pendientes de aprobación.

Si también quieres informar a uno o más superusuarios, o prefieres recibir un resumen diario en su lugar, puedes hacerlo a través de ¿Tenemos que notificar a alguien más de una reserva nueva o cambiada?
Ver abajo para más información.

Fíjate en que la opción para aprobar automáticamente las reservas creadas por un superusuario o administrador viene seleccionada por defecto.

Como alternativa, puedes pedir un pago parcial y automáticamente aprobar y confirmar las reservas una vez que se hayan recibido. Puedes hacer esto seleccionando Completar pago antes de continuar. Si quieres también ofrecer a los usuarios la opción de pagar más tarde, selecciona en su lugar Pedir pago, pero permitir que el usuario pague más tarde. Para más información sobre cómo configurar el proceso de pago, por favor dirígete a la sección de Añadir pagos a tu horario.

Si se ha otorgado “crédito ilimitado” a un usuario, entonces sus reservas se aprobarán de forma automática. Esto puede ser útil para permitir a las personas en las que confías eludir el sistema de aprobación. Para conceder a alguien crédito ilimitado, primero pasa al sistema de crédito a través de la página de Pagos.

Confirmaciones y recordatorios

El sistema de reservas SuperSaaS te permite enviar notificaciones y recordatorios por correo electrónico y por SMS. Esto se puede utilizar para confirmar reservas a los usuarios o notificarte a ti mismo de las nuevas reservas o reservas actualizadas.

Confirmaciones

Al seleccionar Siempre mandar confirmación… en Configurar > Proceso se enviará una confirmación a los usuarios una vez su reserva se apruebe. También se avisará a los usuarios de cualquier cambio ulterior que realicen en sus reservas, o bien cuando las borren totalmente. Si quieres dejar en manos de los usuarios que si se envíe o no una confirmación, selecciona Dejar al usuario elegir si mandar confirmación.

Para garantizar que las notificaciones se entregan, puede interesarte verificar las direcciones de correo que los usuarios proporcionan en el registro; esto se puede hacer a través de Control de Acceso. Si no trabajas con usuarios registrados, entonces al menos asegúrate de que las direcciones de correo de los usuarios se recogen durante la reserva. Verifica también que la opción “Utilizar dirección de correo como nombre de usuario” en Control de Acceso no esté activada.

Por favor, dirígete a la sección Uso diario para más información sobre las confirmaciones cuando se actúa en nombre de un usuario.

Fíjate en que la mayoría de los mensajes no se envían cuando inicias sesión como administrador, ya que eso inundaría rápidamente tu bandeja de entrada mientras trabajas con el sistema. Si quieres comprobar si recibes los mensajes apropiados, primero inicia sesión como usuario regular, como se explica en Probar el horario que has creado.

Recordatorios

Además de las confirmaciones, puedes enviar a los usuarios un recordatorio un tiempo antes de que empiecen sus citas o reservas, con una antelación desde 2 semanas a 15 minutos. Si has configurado una pasarela SMS (ver abajo), puedes elegir entre correo electrónico o SMS para los recordatorios. En caso de este último, tendrás que asegurarte de que recoges el número de teléfono de los usuarios en el registro y/o la reserva.

El horario de reservas también te permite enviar a los usuarios un correo de seguimiento, algún tiempo después del inicio de la cita o reserva. Una vez que activas esta opción, puedes editar el contenido de este mensaje a través de Configurar > Disposición (ver también Personalizar notificaciones y recordatorios).

Puedes utilizar el mensaje de seguimiento como un segundo recordatorio al introducir un número negativo de minutos, horas, días, semanas o meses relativos al inicio de la reserva o cita.

Configurar una pasarela SMS

A fin de enviar notificaciones de SMS, es necesario que tengas configurada una pasarela SMS. SuperSaaS no vende créditos SMS, pero te ofrece integración con numerosos proveedores de SMS nacionales e internacionales (ver abajo una selección de dichos proveedores).

Ten en cuenta que varias opciones de notificación de SMS estarán ocultas, a menos que tengas una pasarela SMS configurada.

Una vez hayas creado una cuenta con alguno de ellos, necesitas proporcionar tus credenciales de cuenta (el nombre de usuario y la contraseña), en Ajustes de pasarela SMS. Si tu proveedor de SMS te exige especificar un tipo de pasarela, entonces selecciona HTTP.

Si el proveedor de SMS que elijas no está disponible en el menú desplegable, siéntete libre de contactar al soporte de SuperSaaS.

Asegúrate de que habilitas la pasarela SMS activando la opción Habilitar la pasarela SMS y guardando los cambios. El sistema SuperSaaS verificará tus credenciales de cuenta con tu proveedor de SMS. Un mensaje de estado en la parte superior de la página te indicará si funciona o no.

Otras notificaciones

Sin tener en consideración si trabajas con la aprobación del administrador o no, puedes configurar el sistema para notificarte a ti y a otros cualquier nueva reserva o actualización. Puedes elegir que se te notifique por correo cada cambio individual o recibir un resumen una vez al día. Si quieres enviar estos correos a varias personas de una vez, introduce sus direcciones de correo electrónico separadas por una coma en el campo de texto correspondiente.

Si has configurado una pasarela SMS (ver arriba), puedes también enviar notificaciones de nuevas reservas y actualizaciones a uno o más números de teléfono. Esto es especialmente útil cuando quieres que se te notifiquen los cambios de última hora en tu horario.

Al finalizar la reserva

A través de Configurar > Proceso, puedes también controlar dónde van a parar los usuarios y/o qué página se les muestra al completar una reserva. De forma predeterminada, un usuario permanecerá en la página de horario después de completar una reserva. La nueva reserva quedará destacada en el horario y se mostrará un mensaje en la parte superior del mismo, diciendo que la reserva se ha creado con éxito.

Como alternativa, puedes enviar al usuario a su agenda, donde encontrará un resumen de todas las reservas próximas.

Otra opción es proporcionar un URL donde se redirija a los usuarios para completar sus reservas.

Es altamente recomendable que la página a la que se redirige a los usuarios muestre claramente que su reserva se ha completado con éxito. Redirigir a tu propia página de inicio sin ninguna confirmación de lo que ha pasado podría confundir a los usuarios y PayPal ahora mismo prohíbe esto en combinación con su proceso de pago.

Para ayudar a tener una reserva exitosa, puedes utilizar palabras mágicas $name, $id, $price, $slot_id, $email, $lang y/o $full_name en el URL, lo cual se reemplazará por el nombre de usuario, ID, precio, ID de la ranura de tiempo, dirección de correo y nombre completo respectivamente. Extraerías entonces esa información con un script en la página donde envías al usuario, y puedes almacenarla en un registro del servidor para procesarla más tarde o simplemente para tener una administración de las reservas en tu propia base de datos.

A través de Disposición General, puedes especificar el URL donde van los usuarios cuando salen de SuperSaaS (o hacen clic en tu logotipo). Este puede ser un URL diferente, por ejemplo tu propia página de inicio.