Gestionar pagos
Si has configurado pagos manuales, pagos online y/o el sistema de créditos, puedes utilizar estos consejos para gestionar pagos, manejar excepciones y realizar reembolsos a través de tu calendario de reservas.
Resumen y gestión de pagos
Los iconos y se utilizan para indicar el estado de los pagos; la indica que el pago está pendiente, mientras que el significa que el pago se ha completado y la reserva está aprobada. Para el sistema de créditos, indica que la reserva se pagó de forma parcial con crédito. Además, indica que el pago está en progreso, mientras que la señala que el usuario eligió pagar luego. Hay algunos símbolos relacionados con fallos en los pagos que se pueden encontrar en la lista de códigos de estado.
Si eliges trabajar con pagos manuales a través de transferencia bancaria, cheque o tarjeta de crédito, las citas se mostrarán como pendientes de aprobación en tu calendario de reservas. Una vez que recibas el pago o verifiques la información de la tarjeta de crédito, tendrás que aprobar manualmente la reserva (ver Aprobar reservas manualmente).
Si activas la tienda online en tu cuenta, se habilitará un resumen de los pagos relacionados con la tienda dentro de tu cuenta PayPal.
Sobrescribir el estado de pago
Puede haber ocasiones en que necesitas anular el proceso de aprobación manualmente. Por ejemplo, quizás quieras marcar una reserva como pagada porque quieres darla gratis o has recibido el pago a través de otro canal. Cuando veas los detalles de reserva como administrador, verás o , lo que se puede utilizar para cambiar el estado actual.
Restaurar las reservas caducadas
Cuando un usuario realiza una reserva, pero no se completa totalmente el proceso de pago, la reserva caducará a los 15 minutos y se moverá a la papelera para liberar espacio. En la papelera, las reservas caducadas se pueden marcar con un icono . Si quieres restaurar una reserva después de que haya caducado, ve a Supervisar > Resumen > Mostrar papelera, haz clic en el icono a la derecha de la reserva en cuestión y luego haz clic en .
Si un usuario necesita más de 15 minutos para pagar y el pago caduca de forma automática, se restablecerá la reserva correspondiente desde la papelera también de forma automática. En este caso, hay una pequeña opción de que otro cliente pueda haber tomado su lugar en el tiempo intermedio. Si eso ocurre, el administrador recibirá un correo electrónico de alerta para resolver la doble reserva de forma manual.
Reembolsos
Cuando utilizas el pago online y quieres reembolsar el dinero a un cliente, puedes hacerlo a través de PayPal. Después de reembolsar el pago a través de PayPal, la reserva asociada se marcará automáticamente como reembolsada en tu calendario de reservas y se moverá a la papelera. Fíjate en que si tú o tus usuarios cancelan una reserva en tu calendario de reservas online, no se reembolsará el dinero de forma automática desde PayPal.
Si has habilitado el sistema de créditos y permites a los usuarios cancelar sus reservas, los créditos se reembolsarán automáticamente al usuario una vez que cancele la reserva.
Acceder a la información de las tarjetas de crédito
Cuando tus clientes introducen la información de su tarjeta de crédito en la pantalla de pago, ¿cómo te llega esa información? Por razones de seguridad, no es posible enviar los detalles de la tarjeta de crédito por correo electrónico, por lo que debes acceder a tu calendario de reservas online para recuperar la información. Para facilitar este proceso, puedes especificar que quieres recibir un correo de notificación para cada transacción a través de Configurar > Proceso. Este correo electrónico contiene un enlace directo a un servidor seguro, donde tendrás que iniciar sesión con tu nombre de usuario y contraseña.
El icono de estado de pago de una reserva que tiene información de tarjeta de crédito asociada contiene un enlace a esta información: . Solo el administrador y los superusuarios pueden ver esta información, siempre que hayan iniciado sesión. Para ver el número de tarjeta de crédito completo, es necesario que hagas clic en el enlace Revelar para cambiarte a una conexión cifrada que permita enviar los datos de la tarjeta de crédito con seguridad.
Gestionar créditos
Puedes actualizar los niveles de crédito de los usuarios individuales a través de Gestión de Usuarios. Si te hace falta hacer cambios masivos en los datos de todos los usuarios, puedes exportar la base de datos de clientes a un fichero CSV (valores separados por coma) a través de Exportar. Puedes aplicar los cambios, guardar el fichero y actualizarlo de nuevo a través de Importar. Ten en cuenta que Importar solo permite archivos CSV.
En Control de Acceso podrás elegir que el nivel de crédito de los usuarios se restablezca de forma automática a un valor predeterminado en el primer día de cada mes.