Este tutorial te mostrará cómo configurar un sistema de reserva de citas online para tu negocio de belleza y bienestar, como un salón de belleza o peluquería. Este tutorial utiliza un tipo de horario destinado a combinar servicios y recursos que pueden ser utilizados para reservar citas por varios clientes al mismo tiempo para múltiples servicios que ofrezcas en tu horario. Si necesitas crear un horario para tu barbería, spa, salón de manicura, maquillaje, salón de entrenamiento, centro de bienestar, estudio de yoga, gimnasio, masaje, etc., puedes adaptar estas pautas para satisfacer tus necesidades particulares.
Este es un ejemplo de un horario de servicios que está conectado a múltiples horarios de recursos. Un “horario de recursos” es un tipo de horario que solo reserva una persona, habitación o equipo. Lo llamamos un “horario de recursos” porque solo asigna un recurso singular. El horario de servicios planifica servicios que necesitan varios recursos para poder proveer un servicio. En este tutorial, el horario de servicios comprueba la disponibilidad de los miembros del personal, cada uno con su propio horario de recursos separado.
Si necesitas eventos grupales o clases como sesiones de capacitación para tu salón, el tutorial del “Horario de Capacidad” sería una opción más adecuada. Un “horario de capacidad” está destinado a reservas de grupos o clases. Si quieres planificar el tiempo de una sola persona, aún puedes usar el horario de servicios de manera independiente (sin horario de recursos) o puedes echar un vistazo al tutorial del “Horario de Recursos”.
Ten en cuenta que existen algunas diferencias entre el horario de servicios y el horario de recursos, y algunos de nuestros clientes prefieren la apariencia del horario de servicios. Mientras que el horario de recursos permite citas repetidas y duraciones de citas arbitrarias y el horario de servicios no, el horario de servicios permite que los servicios tengan en cuenta la disponibilidad de múltiples recursos.
Reservar un servicio
Si ofreces una serie de servicios, tus clientes podrán elegir de una lista de tratamientos. Usa los pasos que siguen para aprender cómo crear un horario de citas para varios tratamientos que requieren la disponibilidad de diferentes miembros del personal. Los miembros del personal son los recursos que tienen que estar disponibles para poder dar los tratamientos.
Este tutorial muestra las siguientes personalizaciones:
- usar el horario para ofrecer reservas online para una serie de servicios
- conectar el horario de servicios a varios horarios de recursos
- cobrar el pago con cada servicio reservado
- enviar confirmaciones por correo electrónico, recordatorios automáticos y mensajes de seguimiento
Configurar el horario en 5 sencillos pasos
Una vez que hayas creado una nueva cuenta, la forma más eficiente de configurar tu horario es con un ciclo de construcción y prueba:
Paso Establecer horarios para tu personal y clientes
Antes de crear el horario de servicios, primero creamos uno o más horarios de recursos separados que contengan la disponibilidad del personal. Un horario de recursos (que permite reservar tiempo individual con un recurso) es el horario ideal para planificar el tiempo de los miembros del personal para que no tengan dos citas que se superpongan. Si todos tus empleados tienen una disponibilidad similar, es conveniente crear un solo horario de recursos con cada empleado como un recurso en ese horario. Si hay mucha diferencia entre la disponibilidad de los empleados y cada uno trabaja en días y horas diferentes, es más conveniente crear un horario de recursos separado para cada empleado. También es más conveniente crear un horario de recursos separado para cada empleado si deseas que los empleados puedan ver sus reservas de un vistazo sin que lo puedan ver uno de otro.
En este tutorial, crearemos un horario de recursos individual para cada miembro del personal y luego los conectaremos en un horario de servicios ofrecidos por tu salón.
Seleccionar el tipo de horario apropiado
Haz clic en Nuevo Horario en el menú a la derecha de tu Panel de Control. El sistema te llevará al Asistente de Nuevo Horario para seleccionar la configuración para tu sistema de reservas online.
El primer paso consiste en decidir si necesitas un horario de Recursos, Capacidad o Servicios. Selecciona el Horario de Recursos.
Determinar quién puede acceder al horario
A continuación, selecciona Iniciar sesión para hacer cambios para que la gente tenga que registrarse para hacer una reserva. Para este tipo de sistema de reservas online, no querrás permitir el acceso Sin iniciar sesión, ya que esto crearía un sistema abierto donde cualquiera puede hacer o eliminar reservas.
Seleccionar uno o más recursos
Recuerda que estamos creando los horarios de recursos de los empleados, un horario separado por empleado. En el paso 3 del Asistente de Nuevo Horario selecciona la opción Una.
Nombrar tu horario
El nombre que le das a tu horario en combinación con el nombre de tu cuenta forma la URL que tus clientes verán en su navegador cuando usen tu sistema de reservas online. Siempre puedes cambiar el nombre (así como el nombre de tu cuenta) más adelante, pero ten en cuenta que si lo haces, la URL del horario cambiará en consecuencia y es posible que debas informar a tus usuarios. Proporciona un nombre corto pero descriptivo para tu horario, por ejemplo “Kayla” (así se llama la empleada), y haz clic en Paso Siguiente.
Configurar la disponibilidad
Lo importante en los horarios de recursos que se utilizan para un horario de servicios, es configurar la disponibilidad de los recursos. Hoy día ya no es común que todos los empleados o socios en un negocio trabajen los mismos días y las mismas horas. Mucha gente tiene sus propios días y horas en que trabaja, y definiendo la disponibilidad en el horario de recursos para cada recurso, luego el horario de servicios lo tendrá en cuenta automáticamente.
Para las restricciones de tiempo que se pueden especificar aquí también, la duración y las horas de inicio, dejamos la duración predeterminada en 30 minutos, y cambiamos la opción de horas de inicio a “En cualquier momento del día”. Luego en el horario de servicios definimos estas restricciones para los servicios.
Al hacer clic en Terminar se crea el horario y se hace accesible online. Ahora ya tienes un horario de citas para tu empleada “Kayla”. Utiliza el Asistente de Nuevo Horario para crear horarios duplicados para todos tus empleados (y para ti mismo si se aplica), utilizando la opción de Duplicar horario. Para este tutorial añadimos horarios para “Juan” y “María”.
Después de crear así todos los horarios de recursos para los empleados, puedes adaptar su disponibilidad en detalle en Supervisar pestaña Horarios de Apertura de cada horario.
El tutorial del horario de recursos explica todos los detalles de la configuración del horario de recursos. Puedes seguir los pasos extras en ese tutorial, pero ten en cuenta que será el horario de servicios que se visualizará para tu salón. A los horarios de recursos no se accederá directamente por los clientes. Sin embargo, es deseable configurar la Disposición de los horarios de recursos porque para los empleados sí es conveniente acceder a sus horarios para poder ver de un vistazo las reservas para ellos. En el horario de servicios esto es más difícil de encontrar.
Después de configurar los horarios de recursos con los empleados, serás listo para el crear el horario de servicios.
Crear el horario de servicios para tus clientes
A continuación, creamos un horario de servicios para tu salón que los clientes finales pueden utilizar fácilmente para reservar un servicio en tu salón. Un horario de servicios puede usar horarios de recursos para alinear y organizar diferentes personas u objetos en un solo horario para evitar conflictos. Todos los recursos pueden estar en un solo horario de recursos, o puedes ponerlos en horarios separados. Si tienes recursos intercambiables, por ejemplo varias salas de tratamiento y los tratamientos se pueden proporcionar en cualquiera de ellas, entonces esos recursos se pueden colocar convenientemente en un solo horario de recursos sin comprometer ninguna funcionalidad.
Haz clic en Nuevo Horario en el lado derecho de tu pantalla, y selecciona el Horario de Servicios. Selecciona Iniciar sesión para hacer cambios y nombra el horario “Mi Salón de Belleza” por ejemplo.
Enumerar tus servicios y conectar los recursos
Ahora tienes la opción de enumerar tus servicios y aplicar duraciones predeterminadas. Ya teniendo un horario de recursos, puedes usar el selector junto a cada servicio para definir qué recursos se requieren para que el servicio esté disponible. Introduce “Corte de pelo para hombres” como primer servicio y conéctalo al horario de recursos “Juan”. Introduce otros servicios como “Corte de pelo para mujeres” y “Tratamiento facial” y como solo “Kayla” es capaz de proporcionar el servicio “Corte de pelo para mujeres” y “María” para proporcionar “Tratamiento facial”, puedes seleccionar el recurso “Kayla” y “María” para los servicios correspondientes. Agrega la duración predeterminada de cada uno de estos servicios como 30 minutos para el corte de pelo de hombres y mujeres y 60 minutos para el tratamiento facial.
Si asignas dos personas a un servicio, eso significa que se necesitarán ambos al mismo tiempo para realizar el servicio. Si deseas indicar que una u otra persona puede realizar el servicio, eso también es posible. La opción para configurar eso se encuentra en Configurar pestaña Servicios una vez que se complete el Asistente de Nuevo Horario.
Definir la disponibilidad de tu salón
En este paso también puedes determinar los horarios de apertura y las limitaciones a las horas de inicio de las reservas. Por ahora puedes dejar los valores prellenados sin cambios, luego volveremos a ver estas opciones. Haciendo clic en Terminar se guarda el horario y se pone online. El paso 2 te ayudará a probar tu horario para asegurarte de que funcione como se espera.
Paso Probar el horario para ver si funciona como se esperaba
Los usuarios habituales verán el mismo horario pero con menos opciones. También puedes encontrar Usar yendo a tu Panel de Control.
Reservar un servicio
Si has creado más de un servicio, los verás en una columna en el lado izquierdo del calendario. Para reservar un tratamiento, selecciona el tratamiento deseado, haz clic en una de las células de tiempo disponibles y rellena los detalles.
Para establecer la fecha de la cita, puedes seleccionarla desde el calendario emergente o introducir una fecha manualmente. Por defecto el sistema solo pide un nombre, pero puedes añadir campos adicionales para recoger más detalles de las reservas.
Haz clic en Crear Reserva y el calendario de citas se actualizará para mostrar el intervalo de tiempo reservado. Si deseas editar la cita, haz clic en ella para hacer cambios. Haz clic en Actualizar Reserva para guardar tus cambios.
Las citas que están vinculadas a los recursos aparecerán en los horarios de recursos, pero no se pueden editar allí. Al hacer clic en una de esas citas en un horario de recursos, aparecerá una ventana emergente con los detalles de la reserva, y un enlace al horario donde se puede editar. Si la misma cita aparece en varios horarios que están vinculados, solo cuenta como 1 cita en el uso de tu suscripción.
Paso Ajustar la configuración
Puedes ver y cambiar la configuración de tus horarios para que se ajuste mejor a tus necesidades haciendo clic en Configurar en el menú principal. La pestaña Resumen contiene un resumen de todas las opciones que puedes cambiar. También puedes bloquear tu horario de citas temporalmente o eliminarlo por completo en esta página.
Configurar los parámetros de los recursos individuales
En este tutorial, los horarios de recursos individuales definen a cada miembro del personal. Cada horario contiene la configuración que define al miembro del personal que estás planificando en tu salón. Puedes modificar la disponibilidad de cada miembro del personal en su horario individual, y puedes añadir y borrar horarios de recursos también. Ten en cuenta que si borras un recurso, todas las reservas asociadas también se eliminarán.
Configurar Servicios
La pestaña Servicios en Configurar para el horario de servicios enumera los servicios disponibles y cómo se relacionan con los recursos. La mitad superior de la pantalla te permite crear y actualizar tus servicios. Aquí verás los servicios que creamos en el primer paso de este tutorial. Puedes arrastrar las filas para cambiar el orden en que se enumeran los servicios.
Crear y editar servicios
Cuando haces clic en Nuevo Servicio, o haces clic en el icono de edición de un servicio existente, aparece una ventana donde puedes cambiar los detalles. Por ejemplo, puedes cambiar aquí el precio de un servicio o la duración predeterminada. También puedes cambiar el color de un servicio haciendo clic en el cuadro de color en la esquina superior derecha de la ventana.
El botón de opción Oculto (junto a Normal) te permite crear un servicio que solo está disponible para el administrador y los superusuarios. Los servicios ocultos no aparecen en la lista de servicios que ven tus clientes. Esto puede ser conveniente para planificar reuniones internas por ejemplo.
En el campo en la parte inferior de la ventana de edición, puedes introducir una descripción del servicio que aparecerá cuando se selecciona el servicio. Puede contener formato e imágenes, pero ten en cuenta que solo puedes vincular a imágenes que están disponibles online, no puedes subir imágenes.
Determinar recursos
Si tu cuenta contiene horarios de recursos, la ventana de edición de servicios también contendrá una sección marcada Recursos donde puedes indicar qué recursos de estos horarios deben estar disponibles al hacer una cita. Por ejemplo, podrías especificar que el “Corte de pelo para hombres” necesita tanto el empleado “Juan” como un “Secador de Pelo”. O, si más de un empleado puede dar un tratamiento, puedes hacer clic en el botón “o” y enumerar cada uno.
Configurar ajustes generales
En Denominación para referirse a una entrada en el horario puedes personalizar el término que deseas utilizar en lugar de “reserva”. Puedes seleccionar un término de la lista o usar tu propio término personalizado que describe tu servicio de manera adecuada. Fíjate en que hay que definir el singular y el plural, y un prefijo para indicar el género. En este ejemplo, “cita” es el término más adecuado. Este término se utiliza en cuadros de diálogo, textos de ayuda y confirmaciones por correo electrónico.
Definir límites para los usuarios
Puedes limitar el número de reservas que puede hacer un usuario configurando el Límite por usuario. Cuando se alcanza este máximo, el usuario solo puede cambiar o eliminar sus reservas existentes. Puedes seleccionar si las reservas antiguas deben incluirse en el total o solo se deben incluir las reservas futuras. También puedes especificar un límite separado para el número de reservas que puede hacer un usuario en el mismo día, la misma semana, o el mismo mes.
Si la casilla de verificación Múltiples reservas pueden tener lugar al mismo tiempo no está seleccionada, el horario se comportará como si se necesitara un único recurso compartido para cada cita. Esto puede ser conveniente si quieres utilizar el horario de servicios para planificar un solo recurso. Sin marcar esta casilla de verificación, un horario de servicios que no requiere recursos permitirá reservas ilimitadas a la misma hora.
Restringir horas de inicio
Puedes restringir las horas de inicio de citas. Ten en cuenta que si no defines restricciones de horas de inicio, una reserva puede comenzar potencialmente en cualquier momento, lo que podría dejar tu calendario lleno de agujeros, causando una utilización ineficaz. Cuando las citas se configuran para comenzar en momentos predeterminados, y además tienen una duración definida, el sistema puede crear una interfaz de usuario clara generando ranuras de tiempo (o células) predeterminadas en las que los clientes pueden hacer clic para hacer una cita.
Al principio de este tutorial elegimos dejar los valores prellenados. Los valores estaban en que las reservas pueden empezar cada media hora, lo cual se ha realizado restringiendo las horas de inicio a: “*:30 *:00”, y redondeando las horas a la media hora más cercana. Esta configuración hace que el sistema muestra células de media hora en el calendario, en las que los usuarios pueden hacer clic para hacer una cita. Lo puedes cambiar ahora para satisfacer tus necesidades.
Selección de servicios
Si ofreces un servicio que depende de un recurso intercambiable, el sistema puede mostrarle al cliente un menú desplegable de recursos disponibles entre los que puede elegir. En este ejemplo, los clientes podrían seleccionar un empleado preferido.
Otro caso sería si para un tratamiento se necesita una sala de tratamiento, y quieres asignarlas automáticamente en orden de número por ejemplo. O si para un tratamiento se necesita un cierto dispositivo y se escoge uno, cualquiera de los que hay antes de entrar en la sala de tratamiento.
En Selección de servicios puedes determinar cómo se elige un recurso si múltiples recursos de un cierto horario están disponibles.
Determinar precios
SuperSaaS ofrece una amplia gama de opciones de pago para tu sistema de reservas online. Esto incluye presentar precios, recoger detalles de tarjetas de crédito (con la excepción de los códigos de valor de verificación de 3 dígitos), manejar pagos online a través de PayPal o Stripe u ofrecer un sistema de créditos. Además de estas opciones de pago, puedes ofrecer varios tipos de descuentos y ofertas promocionales.
Puedes configurar si requieres pago o no en pestaña Proceso. El método de pago se puede configurar en la página de Pagos. Más información se puede encontrar en la documentación sobre Añadir pagos a tu horario.
En la pestaña Servicios puedes definir el precio por servicio, como mencionado antes. También en esta pestaña, debajo de Precio puedes hacer clic en Configurar precios para definir las reglas de tus tarifas. Con las reglas de precios, puedes variar los precios básicos que has establecido en la definición de cada servicio. Por ejemplo, para disminuir el precio por 10% para las mañanas, definirías una regla de precios que diga: “Ejecutar acción: disminuir precio por 10%” si la hora es anterior a “12:00”.
Para mostrar los precios en la lista de servicios al lado del calendario, habilita la opción Mostrar una columna de precios en listas.
Si permites citas repetidas, el precio del servicio se multiplicará automáticamente por el número de citas que haga un cliente.
Configurar recordatorios y notificaciones automáticos
El sistema puede enviar recordatorios automáticos por SMS o correo electrónico a tus clientes un tiempo específico antes de que comience la cita. Además de los recordatorios, también puedes configurar mensajes de seguimiento automatizados para obtener comentarios de tus clientes. Puedes habilitar los recordatorios y notificaciones en la pestaña Proceso en Configurar de tu horario. Puedes personalizar todos estos mensajes en pestaña Disposición. Además de los recordatorios, también puedes personalizar los mensajes que se muestran en la pantalla de inicio de sesión, el espacio blanco encima de tu horario y en la pantalla de pago. Puedes leer más sobre la personalización de notificaciones y recordatorios y sobre la personalización de mensajes en nuestra documentación.
